وقتی رویکرد چابک به کمک توسعه نظام کار ترکیبی (هیبریدی) می آید

طی دوره همه گیری کرونا شرکت ها با چالش های متعددی رو به رو شدند. اما در این دوره شرکت هایی که زیرساخت ها و رویکرد های مناسبی را از قبل از پاندمی در راستای حرکت به سمت چابکی در قرن جدید اتخاذ نمودند، کمترین آسیب را دیده و حتی برخی از این شرکت ها با در نظر گرفتن چابکی در کل کسب و کار خود، توانستند سود و پایداری بیشتری در بازار کسب نمایند. این مقاله به صورت موردکاوی و بر اساس تجربه کسب شده در یکی از بزرگترین شرکت های توسعه دهنده نرم افزار و خدمات IT کشور ارائه شده است.
مقدمه:
کار ترکیبی (Hybrid Work) به ایده بازگشت به دفتر پس از کار در خانه برای حداقل یک روز در هفته و همچنین گذراندن مدتی کار از راه دور اشاره دارد. حتی قبل از شروع همه‌گیری کرونا، مدل ترکیبی یا کار از خانه مورد علاقه اکثریت کارمندان بود.
یک نظرسنجی از ۳۰ هزار نفر توسط مایکروسافت پس از یک سال کار از راه دور، نشان داد که ۷۰٪ از آن‌ها انتظار دارند که گزینه‌های کار منعطف از خانه پس از همه‌گیری ادامه یابد. یک نظرسنجی مشابه توسط LeadershipIQ نشان می‌دهد که اکثر کارمندان می‌خواهند ۳-۴ روز (۳۹٪) یا ۱-۲ روز در هفته (۲۹٪) از خانه کار کنند.
دسترسی به دفتر همچنان مهم است، زیرا زمان حضور تیم، دسترسی به لوازم اداری و اینترنت پرسرعت به عنوان موارد مهمی لیست شده‌اند. راه‌حل، گزینه‌های کار ترکیبی یا از خانه است. ( سایت کار و کسب )

بعد از آشنایی کلی با کار ترکیبی، به سراغ آشنایی مختصر کسب و کار FANRP و نحوه حرکت این مجموعه به سمت کار ترکیبی می رویم. واژه FANRP از دو واژه FANAP و ERP اقتباس شده است؛ راهکار جامع و یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، بومی سازی شده با شرایط و فرهنگ سازمانی کشور است. این راهکار توسط نخبگان جوان ایرانی در شرکت فناپ، تولید و در تمامی حوزه های مختلف کسب وکار نظیر صنایع تولیدی،خدماتی،آموزشی و … قابلیت پیاده سازی دارد. FANRP به عنوان یکی از زیرمجوعه های شرکت فناپ زیرساخت به عنوان بازوی حرکت این شرکت به سمت تحول دیجیتال طی سال های اخیر تلاش نموده است با استفاده از رویکرد کارتیمی ترکیبی، به جهت بهره مندی از نیروهای توانمند و نخبه از سرتاسر ایران، حرکت به سمت تحول دیجیتال را تسریع و بهبود بخشد.
همچنین با شیوع کرونا این حرکت به سمت این ماموریت سرعت گرفت و با توجه به آمادگی FANRP و تجربه ای 6 سال در استفاده از رویکرد چابک و کار ترکیبی، تنها یک روز پس از شیوع کرونا در ایران، تیم FANRP به صورت کامل دور کار گردید. این دور کاری با کمترین تاثیر در خدمات ارائه شده به مشتریان صورت پذیرفت که در ادامه بخشی از این تجربه ارائه خواهد شد.

استفاده و بهره گیری از رویکرد و ابزار مدیریت پروژه چابک:
در FANRP جهت مدیریت پروژه ها از چارچوب های چابک نظیر اسکرام، اسکرامبان و کانبان استفاده می گردد.
همچنین در بخش استفاده از ابزارها، از ابزار مدیریت پروژه های نرم افزاری بومی فناپ با عنوان FAMS ( FANRP Application life cycle Management system ) استفاده می گردد.
در این ابزار امکان برنامه ریزی مدیریت پروژه چابک در دوره های بلند مدت، میان مدت و کوتاه متد و همچنین مدیریت کارها بر بستر آنلاین موجود است.

با توجه به اینکه در فنارپی از روش های مدیریت پروژه چابک در توسعه محصولات نرم افزاری استفاده می شود لذا امکان انطباق شرایط هیبرید مهیا بوده و تنها نیاز به استفاده صحیح رویکرد های اسکرام و ابزار می باشد.
همچنین جهت افزایش تعامل و چابکی تیم ها هر روز در ابتدای زمان کاری به مدت ۱۵ دقیقه با حضور کلیه نفرات تیم برگزاری می شود. این جلسات بر بستر اسکایپ برگزار می گردد و هر روز در این جلسات ۳ پرسش توسط تک تک افراد پاسخ داده می شد
• در روز گذشته چه کارهایی انجام داده ام
• در روز جاری چه کارهایی انجام خواهم داد
• همچنین چه مشکلاتی داشته ام
با پاسخ به این پرسش اقدامات لازم جهت رفع مشکلات نقص را بعد از اتمام جلسه می نمود همچنین مالک محصول در خصوص توسعه محصول به روز می شد و اسکرام مستر اقدام به رفع مشکلات بیرون تیم می نمود.
همچنین سایر جلسات اسکرام نظیر جلسات Refinement و برنامه ریزی اسپرینت نیز به صورت ترکیبی برگزار می گردید. در زمان پیک کرونا این جلسات به صورت تماما آنلاین برگزار می گردد و با کاهش پاندمی، رویکرد ترکیبی را حفظ نمود. بدین شکل که جلسات در محل در نظر گرفته شده در سازمان برگزار می گردید، حال آنکه برخی از نفرات تیم به صورت حضوری و برخی به صورت دورکار و بر بستر آنلاین در جلسه شرکت می نمودند.

تیم مدیریت محصول FANRP با تعامل مناسب با مشتریان زمینه سازی لازم جهت برگزاری آنلاین جلسات را فراهم نمود و بازخوردی که از این جلسات از سمت مشتریان گرفته شد نیز مثبت گزارش شد. مهمترین فاکتورهای این رضایتمندی، صرفه جویی در زمان، هزینه و همچنین کیفیت مناسب ابزارها بوده است.
با این رویکرد جلسات بازبینی به عنوان یکی از رویدادهای رسمی اسکرام، با دعوت از ذینفعان کلیدی و به صورت آنلاین برگزار می گردید. جلسات بازبینی اسپرینت، در انتهای هر اسپرینت و با دعوت مالک محصول از ذینفعان جهت بررسی Increment توسعه داده شده و اخذ بازخورد سریع از بازار و مشریان می باشد.

از دیگر اقدامات در بحث رویکرد های مدیریت پروژه چابک،‌ استفاه از ابزار آنلاین جهت برگزاری جلسات بازاندیشی اسپرینت در دوره های زمانی یک ماهه بوده است. این جلسات با هدف بهبود مستمر هر ماه درون تیم های کاری برگزار می گردد،‌ و جهت مشارکت موثر و همگانی نفرات تیم از از ابزار مشارکتی انلاین Miro‌ استفاده شده است. با استفاده از رویکرد جلسات بازاندیشی و ابزار مناسب،‌کلیه نفرات تیم توانایی مشارکت و طرح نظرات جهت بهبود موثر در محصول، و همچنین افزایش بهره وری تیمی و حفظ سلامت تیم را خواهند داشت.
*متاسفانه ابزار Miro اخیرا برای استفاده ایرانیان مسدود شده است.

استفاده از ابزار مانیتورینگ آنلاین:‌
در راستای شفایت و جهت مانیتورینگ اخرین وضعیت اسپرینت و ارزش ایجاد شده، با اتکا به KPI های معتبر در حوزه چابکی، از داشبورد های آنلاین جهت آگاهی تیم و مدیران از اخرین وضعیت بهره گرفته شد. این داشبورد ها به تیم و مدیران کمک می نمایند تا مواردی نظیر وضعیت محصول، وضعیت سلامت تیم، سلامت اسپرینت ها و … به صورت آنلاین رصد شود و با اتکا به داده های کسب شده، تصمیمات بهنگام اتخاذ گردد.

همچنین جهت آگاهی مشتریان از اخرین وضعیت محصولات و تیکت های ثبت شده توسط آن ها، از داشبوردهای آنلاین بهره گیری شده است. لذا مدیران، تیم و مشتریان امکان دریافت اطلاعات کامل از اخرین وضعیت را خواهند داشت.

فرهنگ سازی و توجه به سلامت تیم های کاری:
عطف به مطالعات انجام شده در بخش چابک سازی FANRP، و از آنجایی که دور کاری همیشگی عموما روی روحیه افراد تاثیرات منفی خواهد داشت، و مطابق تعریف کار ترکیبی که حضور حداقلی را می بایست در نظر گرفت، لذا با ایجاد محیط کاری اشتراکی در بخشی از سازمان، این امکان برای همکارانی که قرارداد آن ها به صورت دورکاری تنظیم شده بود فراهم گردید تا روز هایی از هفته در محیط کار حاضر شوند و از امکانات لازم و کافی برخودار باشند.
بستر سازی برای محیط های کار ترکیبی با تیکه بر مدیریت دانش:
از جمله اقدامات مهم FANRP جهت پیاده سازی فرهنگ کارترکیبی انتقال سرویس های مدیریت دانش و ذخیره فایل های اشتراکی و همچنین سرویس های استک در بستر آنلاین بوده است تا همکاران دور کار به تمامی داکیومنت ها رویه ها و فایل هایی که نیاز به استفاده دارند در هر لحظه دسترسی داشته باشند.

لازم به ذکر است یکی از مهمترین KPI ها در رتبه بندی مدیریت دانش در یک سازمان میزان زمانی است یک کارمند جهت رسیدن به داکیومنت مورد نظر صرف می نماید. لذا هرچه از ابزار های امن و آنلاین که با رویکرد های مدیریت دانش منطبق است بهتر و بیشتر استفاده شود قاعدتا حرکت سازمان به سمت بلوغ مدیریت دانش نیز شتاب خواهد گرفت.

برگزاری مجامع و دورهمی های تیمی:
FANRP جهت حصول اطمینان از مراودات فرهنگی و تعامل بیشتر همکاران با سازمان و یکدیگر، هر ۳ ماه یکبار اقدام به برگزاری مجامع داخلی می نمود. این مجامع در دوران اوج کرونا به صورت 100 در 100 آنلاین و با کاهش موج های پاندمی به صورت ترکیبی برگزار می گردید. در این مجامع با دعوت از همکاران با رعایت پروتکل های بهداشتی ( دوران کرونا )برنامه هایی جهت آگاهی همکاران از وضعیت پروژه ها و سازمان، پاسخ به سوالات همکاران برگزار می گرید. همچنین برنامه های شاد و مفرح، مسابقات و اهدای جوایز از دیگر برنامه های این مجامع بوده است. یکی از مهمترین مسائلی که در این برنامه ها دقت می شد پخش آن به صورت لایو برای همکارانی بود که به هر دلیلی امکان حضور فیزیکی را نداشتند.
همچنین با در نظر گرفتن بودجه های تفریحی برای تیم ها و دپارتمان های مختلف، امکان برگزاری اردوهای یک روزه به هر تیم ارائه می شد. تصمیم برگزاری این برنامه با خود تیم بوده است و این نیز به حفظ و سلامت تیم کمک شایانی نمود.

مدل بلوغ کار ترکیبی در FANRP:
پس از گذراندن بیش از دو سال از به کارگیری رویکرد کار ترکیبی در FANRP، از طرف بخش چابک سازی، مدلی تحت عنوان مدل بلوغ کار هیبردی در FANRP تهیه و در راستای مدیریت دانش مستند گردید. در ادامه به طور خلاصه به این مدل می پردازیم.
در راستای حرکت به سمت تحویل دیجیتال و بهره مندی از مزایای مدل کار ترکیبی، و همچنین الزاماتی که با شیوع کرونا می بایست توسط تیم ها در نظر گرفته می شد، نظیر دورکاری بخشی از تیم، به طور خلاصه اقدامات ذیل انجام شد و در نهایت سبب ایجاد مدل بلوغ دورکاری FANRP گردید.
خلاصه اقدامات:
1- مطالعه آخرین مقالات و دستاوردها، مزایا و معایب دورکاری توسط تیم تدوین استراتژی و دفتر مدیریت پروژه FANRP
2- ارائه نتایج به مدیران عالی و ابلاغ الزامات لازم در شبکه و زیرساخت ها
3- ایجاد دسترسی های امن و پایدار جهت دسترسی به تمامی امکانات و ابزار لازم در تیم های توسعه، استقرار و پشتیبانی
4- ارائه فایل های آموزشی خلاصه و نحوه کار به روش هیبرد
5- ارائه دستورالعمل دورکاری و آموزش آن به تمامی تیم ها
6- استفاده از اینفوگرافی های ساده جهت تداوم آموزش در حین دورکاری کامل یا بخشی از تیم
7- دریافت بازخورد از میزان اثربخشی تیم ها، بررسی و مراقبت از سلامت تیم های کاری، بهبود در بخش های مورد نظر
8- استفاده و جایگزینی ابزار جدید جهت مدیریت تیم ها و بهبود های آن
9- برگزاری جلساتی به صورت ماهانه در تیم ( جلسات بازاندیشی اسپرینت ) و همچنین جلسات مجمع جهت گردهمایی ها به جهت ایجاد حس تیمی و سازمانی مثبت در کارکنان
10- جداسازی ابزار شبکه های اجتماعی ارتباطی ( تا جای ممکن ) با ابزار های شخصی به جهت امکان مدیریت ارتباطات همکاران و همچنین سفارشی سازی مدیریت ارتباطات در ابزار جهت بهبود و سرعت بخشی به کارها
11- استفاده از روانشناس مجرب جهت پایش سلامت روان همکاران با در نظر گرفتن سه جلسه رایگان برای کلیه همکاران
12- رایزنی مدیران عالی با مشتریان جهت ارائه راهکارها بر بستر آنلاین تا جایی که به خدمات و الزامات قراردادی لطمه ای وارد نگردد

تشریح مدل:‌
فوندانسیون:
آگاه سازی و آموزش تیم ها در خصوص مدل های کار هیبردی و بومی سازی و معرفی روش به کار گیری FANRP
ستون ها:‌
فرهنگ سازی: استفاده از اینفوگرافی،‌حمایت مدیران،‌داشبوردهای آنلاین جهت مقایسه تیم ها و تقدیر از تیم های پیشگام و …
ابزار:‌ استفاده از ابزار مناسب جهت تسهیل کارهای فنی و ارتباط موثر در کلیه امور
ارتباط موثر:‌برگزاری جلسات در بستر های مناسب،‌برنامه های مجامع و گردهمایی ها و ایجاد امکان حضور همکاران دورکار در صورت علاقه مندی به حضور در شرکت در روز های خاص و …
چرخه بازخورد:
دریافت بازخورد از تمامی بخش های این سازوکار و انجام اقدمات اصلاحی در صورت لزوم
کارهیبرید موثر:
راس هرم شامل کار هیبردی موثر در FANRP می باشد که در این مقاله به صورت کامل ارائه گرید.

هدف از این مقاله ارائه یک درس آموخته و همچنین در نظر گرفتن اینکه تمامی اجزا، رویکردها و ابزارها اگر در کنار یکدیگر به صورت هماهنگ و در راستای نیل به یک هدف جامع در نظر گرفته شوند، می توانند تشکیل یک سیستم یکپارچه را دهند که با کمک آن کسب و کار شما بتواند در مسیری پایدار و چابک طی طریق نماید و سرعت پاسخ گویی شما را در مواجه با پیچیدگی ها و ابهامات، که از ویژگی مهم عصر حاضر است، افزایش دهد.

چابک باشید