واقعیتی که در طول سابقه فعالیتم در حوزه Agile برایم مشخص شده، این است که عمل بسیار متفاوت از تئوری است و با علم بر این نکته ، تصمیم گرفتم در مورد این موضوع و نکاتی که به نظرم باید در برنامه ریزی اسپرینت رعایت کنیم و انجام دهیم بپردازم .
هدف پیش بینی است، نه سنگ اندازی
برنامه ریزی اسپرینت اولین رویداد اسپرینت است. نتیجه این رویداد ، هدف اسپرینت و برنامه ای که تیم اسکرام در طول اسپرینت برای رسیدن به آن تلاش می کند مشخص می شود .کل تیم اسکرام در این رویداد شرکت می کند.
برای ایجاد یک Plan ، سه موضوع اصلی مورد بحث قرار می گیرد:
چرا این اسپرینت ارزشمند است؟
این اسپرینت چه کاری می توان انجام داد؟
کار پیش بینی شده چگونه انجام خواهد شد؟
حداکثر زمان جلسه برای برنامه ریزی اسپرینت یک ماهه ، هشت ساعت است. برای اسپرینت های کوتاه تر، معمولا کمتر است. به نظرم نباید این موضوع را فرموله کرد . به عنوان مثال برای یک اسپرینت دو هفته‌ای، نباید تیم را تحت فشار قرار داد تا 4 ساعته جلسه به اتمام برسد . Timebox می تواند همان هشت ساعت باشد، با این تفاوت که اغلب زمان کمتری می‌برد.
معمولا، اولین واکنش ها به Timebox این جمله است: «وای، زمان زیادی است! ما در عرض یک ساعت تمام می‌کنیم.» . درک اینکه چرا و چگونه این اسپرینت قرار است ارزش ارائه کند، ضروری ترین موردی است که باید روشن شود. سایر موارد در ادامه به دنبال آنها خواهد آمد.
کارهای زیادی می‌توان در این رویداد انجام داد و مورد بحث قرار گیرد که باعث صرفه‌جویی در زمان و تغییر موارد در اسپرینت می‌شود ، که می‌خواهم با دقت و تمرکز در نظر گرفته شود . من 7 کاری را که باید در طول برنامه ریزی اسپرینت انجام شود و به تیم هایی که در آنها فعالیت داشته ام کمک کرد تا اسپرینت با ارزشی داشته باشند را به اشتراک می گذارم.
- 1. از بازخوردهای حاصل از Sprint Review استفاده کنید
Sprint Review برای جمع آوری بازخورد از ذینفعان استفاده می شود. اغلب اوقات می بینم که بازخورد بدون هیچ گونه پیگیری پیشنهاد می شود. در نظر نگرفتن بازخورد، نه تنها بی احترامی است، بلکه محدودیتی برای تیم اسکرام شما برای ارائه ارزش واقعی است.
البته بنده اعتقادی ندارم که شما باید هر کاری را که ذینفعان می گویند انجام دهید، اما قطعاً باید یا در بک لاگ محصول بحث و سفارش داده شود یا رد شود و به ذینفعان اطلاع داده شود.
بحث هایی که در طول بررسی اسپرینت انجام می شود می تواند مستقیماً بر برنامه ریزی اسپرینت بعدی تأثیر بگذارد. من و تیم فعلی‌ام یک بخش خاص « What’s Next » را در دستور کار تنظیم کرده‌ایم که مستقیماً بر ترتیب بک‌لاگ محصول در اسپرینت آینده تأثیر می‌گذارد.
- 2. هر کار باقی مانده از آخرین اسپرینت را مجدداً ارزیابی کنید
اگر در اسپرینت گذشته کاری یا اثری باقی مانده است باید آن را درنظر بگیرید و نباید از جملات کیفی و نامشخص مانند ” تقریبا تمام شده است ” و … استفاده کرد .
هر کار باقیمانده مورد بحث قرار می گیرد، در صورت نیاز مجدداً تخمین زده می شود و اقدامات مناسب انجام می شود. این می‌تواند به این صورت باشد که اگر دیگر ارزشی از طریق پیاده‌سازی ارائه نشود، کنار گذاشته می‌شود، یا به بک لاگ محصول بازگردانده می‌شود یا در واقع برای Sprint آینده پیش‌بینی شود . اما به هیج وجه نباید بدون تعیین تکلیف بماند .
- 3. از Timebox برای Backlog Refinement استفاده کنید
هشت ساعت زمان بسیار طولانی است. هدف از چنین رویداد طولانی جلوگیری از فعالیت های بیش از حد مورد نیاز برای انجام کار در طول اسپرینت است.
اگر PBI هایی وجود دارند که هنوز مبهم هستند و برای انجام دادن «Ready» تلقی نمی شوند، پالایش آن ها در طول برنامه ریزی اسپرینت یک عمل کاملاً قابل قبول است. آماده کردن آنها به معنای افزودن جزئیات، تخمین ها، اندازه و ترتیب است تا بتوانید در یک اسپرینت به انجام کار برسید .
- 4. در صورت نیاز از کارشناسان موضوع دعوت کنید
حضور در جلسه برنامه ریزی محدود به تیم اسکرام نیست. اگر لازم باشد تیم Scrum می تواند از کارشناسان مرتبط به موضوع برای ارائه اطلاعات تکمیلی دعوت کند. این همچنین می تواند شامل کاربران، مشتری یا هر ذینفع دیگر باشد. این باعث می شود که رویداد جذاب تر شود، و همچنین نشان می دهد که شما برای نظر دیگران ارزش قائل هستید.
- 5. هدف را به اهداف محصول مرتبط کنید
Ralph Jocham و Don McGreal در کتاب The Professional Product Owner ، خلاء مدیریت محصول را مورد بحث قرار می دهند و به موضوع ریسک قطع ارتباط بین اهداف اسپرینت و هدف یا چشم انداز محصول و دیدگاه گسترده تر سازمان می پردازند .
البته بنده به ندرت شاهد چنین موردی شده ام . همانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد ، یکی از موضوعات مهم این است که مشخص شود چرا این اسپرینت ارزشمند است. باید در نظر بگیرید که چگونه این اسپرینت به ما کمک می کند تا به سمت دستیابی به هدف محصول و حتی کمک به چشم انداز شرکت پیش برویم. این مورد از توجه به آنچه مهم است پشتیبانی می کند.
- 6. موارد بهبود را که از Sprint Retrospective بیرون می آیند، برنامه ریزی کنید
طبق راهنمای اسکرام:
تاثیرگذارترین پیشرفت‌ها در اسرع وقت بررسی می‌شوند. حتی ممکن است برای Sprint بعدی به Sprint Backlog اضافه شوند.
مطمئن شوید که آنها واقعاً در Sprint Backlog قرار می گیرند، در غیر این صورت ممکن است در طول مسیر نادیده گرفته شوند یا فراموش شوند. بک لاگ محصول (یا به نوعی حتی بک لاگ اسپرینت ) شامل تمام کارهای مربوط به محصول است. این شامل موارد بهبود نیز می شود، حتی اگر در مورد روند تیم باشد.
- 7. وابستگی ها را شناسایی کنید (اگر قبلاً این کار را نکرده اید)
امیدواریم که وابستگی ها زودتر از برنامه ریزی اسپرینت شناسایی شوند. اما همانطور که در فضای پیچیده کار می‌کنیم و آموخته‌های جدید کشف می‌شوند، وابستگی‌های جدیدی می‌توانند ظاهر شوند.
برای مثال، با قرار دادن آنها در توضیحات PBI یا با ایجاد یک برد وابستگی ها ، آنها را شفاف کنید. به این ترتیب می توانید به جای واکنش نشان دادن به آنها، فعالانه با آنها کار کنید.
نکاتی که می تواند کمک کند جلسه برنامه ریزی بهتری داشته باشید :
از DoD، Velocity و ظرفیت به عنوان دستورالعمل استفاده کنید
از بین تمام معیارهای ممکن، پیشنهاد می‌کنم با ورودی‌هایی مانند DoD ، Velocity و ظرفیت شروع کنید. اینها ورودی‌هایی را برای پیش‌بینی نسبتاً مطمئن فراهم می‌کنند.
از DoD می توان برای ایجاد درک بهتری از فعالیت هایی که برای رسیدن به حالت انجام شده انجام می شود استفاده کرد. این تضمین می کند که توسعه دهندگان در یک خط هستند.
همچنین باید درنظر داشت Velocity یک معیار نسبی در مورد میزان کاری که می توان در طول یک اسپرینت انجام داد را ارائه می دهد ، نه چیز دیگری و دستاوردی خارج از این موضوع ندارد .
جلوگیری از بحث های چند نفره
گاهی اوقات بحث ها بین دو یا سه نفر بدون دخالت بقیه تیم برگزار می شود. در حالی که سایرین در حال تقسیم بندی کار در جلسه برنامه ریزی هستند و ورود به بحث نمی کنند . بحث های چند نفره انرژی و جریان را از جلسه خارج می کند. این را می توان به راحتی با ایجاد فضایی مجزا ( pv ) در هنگام دورکاری ، یا جمع کردن گروه ها هنگام کار حضوری با یکدیگر حل کرد.
به عنوان یک نکته، من مایلم از اعضای تیم بخواهم در جریان برنامه ریزی با طرح سوالاتی یا درخواست اظهار نظر سایرین مابقی را در بحث ورود بدهند و درگیر نمایند. به این ترتیب همه حاضران از نتیجه بحث مطلع می شوند، بدون اینکه انرژی کم شود 0.
به طور منظم استراحت کنید
به نظرم پس از شیوع همه گیری کرونا ، نیاز به استراحت های منظم بیش از هر زمان دیگری نیاز شد . هر ساعت کمی استراحت کنید یا هر 90 دقیقه یک استراحت کوتاه داشته باشید . معمولا تاکید می شود ، هر ساعت 10 دقیقه یا بعد از هر 90 دقیقه نیم ساعت به استراحت بپردازید . به عنوان مثال بایستید، پاهای خود را دراز کنید یا در صورت امکان بیرون بروید. این کمک می کند تا خون جریان داشته باشد و بنابراین در طول برنامه ریزی اسپرینت در حالت خلاقانه تر و پرانرژی قرار می گیرید .
یقیناً موارد دیگری نیز وجود دارد که باید در طول برنامه ریزی اسپرینت بدان ها توجه نمود و در نظر گرفته شوند . موارد فوق موضوعاتی هستند که به راحتی قابل اجرا و اقدام هستند.
دیدگاهتان را بنویسید